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Eventos híbridos: una tendencia de ciencia ficción que viene para quedarse

Este último año nuestras vidas han dado un cambio drástico que, en muchos sentidos, ha hecho que se acelere el ritmo de implementación de tecnología en multitud de sectores. Uno de los más afectados, por cuestiones de presencialidad, contacto, movilidad y aforos, es el sector de los eventos. Y es precisamente por eso que ha sido uno de los primeros en buscar y desarrollar soluciones para facilitar su desarrollo sin perder su esencia presencial. Aquí entra en juego la creatividad y la innovación a través de la organización de eventos híbridos.

Una vía de salida en el momento en que más se necesita

Pese a que los eventos online son una actividad perfectamente válida por si mismos, que fue muy aprovechada en estadíos tempranos de la crisis causada por la COVID-19, distan mucho de la experiencia de uno en vivo.

Hasta ahora la participación remota en eventos solía limitarse a la posibilidad de visualizar un streaming de los mismos, pero con poca capacidad de intervención. Simplemente porque el planteamiento inicial de un evento de estas características no contemplaba esa opción, en aquel momento poco relevante al estar centrados en la participación presencial. Los eventos híbridos aparecen para solucionar esta problemática.

El tiempo de adaptación y mejora da sus frutos

Sin embargo, en tiempos de crisis siempre surge la genialidad, y empiezan a aplicarse las grandes ideas que vienen para quedarse. La asistencia interactiva desde la distancia a eventos presenciales es algo que siempre hemos podido ver en películas futuristas, quizá mediante hologramas que se presentan en lugar de la persona.

Saltándonos el paso poco realista del holograma, y buscando formas eficaces de integrar la comunicación online y offline de forma fluida, surgen los eventos híbridos. No sirve con adaptar un evento originalmente presencial a la visualización online ni al contrario, es necesario un planteamiento desde 0 para una situación excepcional que nunca antes se nos había presentado. Se deben tener en cuenta las necesidades de cada formato de asistencia, como son la seguridad física en el caso de la presencial (medidas de desinfección, toma de temperatura, mamparas de protección, aforos, ventilación, mascarillas homologadas, seguimiento antes y después del evento…), y la seguridad de participación interactiva de la asistencia remota (una conexión estable, moderadores que aseguren la implicación del público online, un correcto despliegue de medios adecuado a las características del evento…).

La importancia de la experiencia en los eventos híbridos

Es importante, sin embargo, contar con experiencia en la organización de eventos de todo tipo para poder establecer con éxito las bases de un evento híbrido. En WK Communication contamos con la ventaja de la veteranía en este campo y por ello podemos garantizar que los participantes de las diversas modalidades de asistencia cumplen sus expectativas y disfrutan del evento.

La semana pasada tuvimos la oportunidad de organizar un encuentro en formato híbrido en el que nuestro cliente buscaba la mejor forma de ilustrar de forma didáctica y experiencial, profundizar en la formación de los profesionales de la medicina estética. De ahí la importancia de una buena infraestructura de comunicación y un espacio especialmente preparado para la realización de demostraciones médicas en vivo, cumpliendo con todas las medidas de seguridad necesarias.

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WK Communication, especialistas en la organizacion de eventos corporativos para profesionales

Comunicación estratégica a través de un evento corporativo

La importancia del branding en los eventos formativos para profesionales

Allergan Cirugía buscaba desde hace tiempo hacer partícipes a sus clientes en su desarrollo y crecimiento en España de la mano de una de sus grandes apuestas dentro del mercado de la estética corporal, la máquina Coosculpting.

Fundamentalmente, lo que la firma deseaba era reforzar la relación con aquellos clientes que habían realizado una inversión por la compra de estos equipos, y que habían depositado su confianza plena en sus prestaciones y servicios.

Para ello, debían brindar las herramientas que ayudaran a los especialistas y profesionales a impulsar su negocio, para vender mayor número de ciclos. Lo que se traduce para Allergan en mayor uso de la máquina, mayor compra de tarjetas de ciclos de tratamiento.

Por ello, desde WK Communication, les propusimos organizar una formación práctica a través de un evento corporativo centrado en tres aspectos específicos:

  • Herramientas digitales prácticas para impulsar la clínica y sus tratamientos estéticos en las redes sociales.
  • Formación médica con respecto a la técnica aplicada: Criolipolisis como método de reducción de grasa corporal.
  • Cómo elaborar un informe de evaluación.

Y ahora, ¿cuáles son los pasos a seguir?

Para llevar a cabo este evento corporativo, el equipo  de la agencia creó un branding con el que los invitados pudieran identificarse y sentirse reconocidos por la farmacéutica, desde el nombre: Sculpting masters, con el cual se le da un reconocimiento y un “estatus” profesional a quien pertenece, hasta una serie de texturas que los ayudarán a relacionar el concepto de la lipolisis (congelamiento de la célula grasa) con el trabajo que realizan con la marca.

Sculpting Masters, el evento formativo para profesionales

Al carácter corporativo del evento se sumó un aire de cercanía gracias a la elección del espacio: que se escogió COMO, una localización con estilo industrial y una distribución del mobiliario que hace del espacio un lugar agradable, distendido, que llamaba a la participación de todos los asistentes. Para ello, se situó al ponente en el centro, fuera de un escenario distante, lo que favoreció esa cercanía y que estuviera más al alcance del el público.

El espacio se llenó de detalles relacionados con la campaña B2C, YO SOY COOL, en la cual se buscaba comunicar las posibles aplicaciones del producto a través de los sentimientos del paciente. “Quiero verme bien en bikini, quiero poder utilizar más camisas sin mangas, quiero verme bien en traje”… Son algunas de las frases que se utilizaron para dar una idea de los resultados que se pueden alcanzar con la combinación de la aplicación del tratamiento en ciertas áreas del cuerpo.

Detalles sencillos y elegantes como los corpóreos en poliespán dieron presencia de marca sin llegar a ser invasivo y abrumador.

Catering en el evento formativo para profesionales Coolsculpting

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Vamos a celebrar esta Navidad como se merece

Las plataformas digitales nos permiten estar conectados y son muy útiles para sentirnos cerca en esta época que nos obliga a permanecer separados físicamente.

Hablamos de aprovechar el sentimiento que se genera al realizar una actividad juntos, todo el equipo, de incrementar el sentimiento de pertenencia a la organización o, simplemente, de agradecer a vuestros clientes estar ahí año tras año.

En WK Communication estamos trabajando en varias actividades que mejorarán la comunicación personal y harán de esta Navidad un momento divertido y especial.

Sólo necesitamos un ordenador y vuestra plataforma de comunicación: Google Duo, Skype, Meet, Zoom, etc.

Ideas para organizar eventos online para empresas estas Navidades

Desayunos y aperitivos: Qué mejor manera de comenzar el día que compartir un desayuno con tu equipo o disfrutar la hora del aperitivo. Ellos reciben sus kits totalmente personalizados, con un tarjetón que incluye un enlace. Os conectáis, y a disfrutar y brindar todos juntos de forma digital. ¿Qué pueden contener? … ¿A qué quieres invitarles? Las posibilidades son infinitas.

Fiesta de Navidad con actividades digitales. Sí, podemos hacerlas este año también. Con un sinfín de propuestas e ideas creativas para conseguir disfrutar de un momento inolvidable un año más.

Monólogos, clases de cocina, de coctelería molecular, catas de vino, coaching… ¿Jugamos? Podemos jugar al Bingo, Cluedo, Scape Room.

Te contamos cómo se hace: Se convoca a todos los asistentes a una hora concreta para acceder a la plataforma escogida para la comunicación (previamente han recibido en su dirección actual el kit de la actividad elegida) y, a partir de ahí, a disfrutar.

Y, cómo no, sin olvidarnos de las tradicionales cestas de Navidad con originales regalos para agradecer al equipo su trabajo y compromiso en este 2020.

Cuéntanos, si tienes una idea concreta para esas fechas o, por el contrario, si te gustaría que te asesoráramos. Llámanos y haremos algo divertido y exclusivo para ti.

De parte de todo el equipo de WK communication, ¡muchas gracias!

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El éxito rotundo de Glow Forward. Un evento a medida

En estos días estamos recopilando desde WK Communication algunos de los eventos más significativos en los que hemos participado, y cabe destacar uno de los más cualitativos diseñado ad hoc, protagonizado por la firma Allergan. 

En la primavera de 2019, los laboratorios líderes en medicina estética querían hacer un encuentro donde, por primera, vez se uniese en el mismo ciclo formativo a médicos de la medicina estética facial y corporal. El objetivo era crear un concepto para un evento que fuera atractivo para ambos grupos de especialistas, permitiendo a la marca mostrar una oferta de tratamientos estéticos más completa y complementaria entre sí. 

Así planteamos desde WK “Glow Forward”. Un evento a medida

Desde WK nos pusimos a trabajar con el branding del encuentro, que se creó desde cero, solo partiendo de el objetivo de crear un evento a medida que reforzara el posicionamiento de Allergan como un laboratorio líder en la medicina estética. Trabajamos en un namming y un copy que transmitieran cuál era el valor del congreso, una frase que despertara curiosidad en los médicos invitados y asegurara la asistencia de los invitados. El evento fue llamado: Glow Forward, Medical innovation meets beauty inspiration. 

El congreso contaba con un panel de especialistas en medicina estética que compartieron con el público nuevos conceptos de belleza de la sociedad actual y los compararon con antiguos cánones de belleza, invitando a abordar un trabajo más natural y adaptado a la belleza de cada paciente, y sin dejar de lado, por su puesto, las nuevas técnicas desarrolladas para alcanzar mejores resultados con la nueva tecnología. 

Uno de los puntos más importantes era la organización de los espacios. WK Communication tuvo que tener en cuenta que estos debían de adaptarse, de tal forma que pudieran impartir clases generales para todos los especialistas y clases de temáticas más específicas. Además, se necesitaría un espacio preparado para transmitir un streaming desde una clínica estética donde uno de los médicos invitados aplicaría la técnica recomendada por el laboratorio.  

Por todo ello, apostamos por el Palacio Neptuno como sede, donde la amplitud de sus espacios y la posibilidad de adaptar sus salas nos facilitó la organización del evento utilizando los cuatro pisos del edificio. 

En la planta principal se instaló una tarima central para las grandes conferencias, la retransmisión del streaming y la inauguración del evento. El sótano fue dividido en dos salas para que se impartieran formaciones sobre tratamientos específicos de una manera más personalizada. La primera planta fue convertida en una zona de exposiciones donde cada marca pudo crear un espacio personalizado con su producto y aprovechar el espacio para tener un One to One entre formadores de la marca y médicos. Y, por último, en la planta superior se utilizó la terraza para cerrar el coffee de la tarde con un agradable espacio al aire libre. 

Asimismo, se aprovechó la amplitud y blancura del espacio para aplicar elementos de branding para crear un ambiente donde se respirase la marca: 

  • Juegos de luces azules que vestían las paredes. 
  • Vinilos en los cristales de la entrada, ascensores y paredes del sótano que enriquecían de atractivas texturas cada una de las salas. 
  • Vinilos de todas las marcas sobre las barandas centrales, que creaban un resumen del paraguas de departamentos que se presentaban en el evento. 
  • Corpóreos puestos en puntos estratégicos para dar mayor presencia y evitar puntos vacíos donde no se pudiera identificar el evento. 

Se vigiló cada detalle de la producción para que la estrategia de logística planteada funcionara de manera fluida y ordenada, haciendo del evento a medida una experiencia grata para todos los invitados. Además, se contó con fotógrafos y modelos, que hicieron que la cita se convirtiera en algo físico y visual y pudiera quedar registrado para utilizarse en futuras comunicaciones. 

De nuevo, en esta ocasión gracias a Glow Forward, desde Wk Communication tuvimos la oportunidad de demostrar nuestro expertise en el mundo de la belleza y nuestra larga trayectoria de trabajo con laboratorios farmacéuticos. 

Asimismo, como agencia de servicios plenos, nuestros equipos de branding y logística demostraron una vez más su capacidad de coordinación y profesionalidad en el Universo de los eventos, trabajando juntos desde la idea inicial, hasta la organización y la ejecución del encuentro. 

 

IMAGINE, EXECUTE, TRANSFORM

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Los eventos empresariales molan

En WK Communication tenemos una máxima: hacer que los eventos en los que participamos dejen a sus asistentes con ganas de vivir la siguiente edición. Y, una vez más, lo hemos conseguido.

Un evento corporativo no deja de ser una experiencia diferente al trabajo del día a día, y nosotros como profesionales tenemos la enorme responsabilidad de generar un entorno tan atractivo que logre no solo impactar positivamente en ellos, sino que lo recuerden como “una cita a la que sin duda volverían”.

En el mes de abril ha tenido lugar el Coolsculpting Bussines Meeting, un evento organizado por Allergan en colaboración de WK Communication, centrado en la formación para el desarrollo de su negocio, pero que ha logrado poner en valor la importancia de las relaciones entre profesionales del sector de la medicina.

Concretamente, tuvo lugar en Barcelona, en “Ailaic”, un espacio de estética industrial al que se le dio un aire chic y ameno con el objetivo de que nuestro público se sintiera cómodo y tuviera espacios abiertos donde poder conversar. Además, en cuanto a ambientación, se introdujeron tonos verdes a partir de helechos para crear un marco más acogedor, así como tonos en madera para darle calidez.

Evento WK Allergan

El jardín vertical fue uno de los elementos decorativos estrella del evento. A través de un concepto sencillo conseguimos crear un rincón que transmitiera serenidad y otorgara un contraste de color al resto del espacio. Sus toques verdes sobre un fondo de madera le daban, además, un toque natural que consiguió centrar la atención de los invitados e inspirarles en una jornada tan especial.

Evento WK Allergan

Asimismo, aprovechando el estilo industrial de “Ailaic” servimos un pequeño aperitivo en sus largas mesas de madera. De esta forma, conseguimos reunir a todos los invitados en una zona para que pudieran conversar, intercambiar opiniones ¡y disfrutar de este exquisito almuerzo!

La marca organizadora del meeting por supuesto estaba visible, destacando su presencia en los elementos visuales que decoraban el espacio: a través de pizarras distribuidas estratégicamente por el lugar que mostraban ilustraciones de la marca y de materiales puntuales donde se podía apreciar su imagen corporativa.

Durante toda la jornada, los asistentes pudieron disfrutar de diferentes actividades sociales y formativas.

Por un lado, fue posible contar con la presencia de dos ponentes internacionales, grandes expertos que supieron transmitir, de forma agradable y atractiva a la vez que formativa, destacadas nociones y pautas sobre las que inspirarse para conseguir los objetivos de la firma. Además, como broche final a la formación, se realizó un workshop de fotografía, donde los asistentes, mientras se entretenían, aprendieron las nociones básicas y pudieron profundizar en algunos aspectos claves para su actividad.

Una vez finalizada la formación, ya por la noche, llegó el momento de relajarse. Se celebró una distendida cena en el restaurante “El Principal” con la actuación en directo de una violinista que hizo las delicias de los comensales, poniendo así punto y final a una más que satisfactoria experiencia, realmente divertida y enriquecedora.

Una jornada en la que conseguimos unir a más de 50 profesionales del mundo de la medicina y que recordarán como “una cita a la que sin duda volverían”.

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Los eventos como herramienta para construir bases de datos

El pasado 25 de octubre se celebró en el espacio Próxima Estación de Madrid un encuentro  organizado por la revista IPMark, uno de los medios más destacados dentro del sector del marketing y la publicidad.

En él se dieron cita varias agencias relacionadas con la organización de eventos, la publicidad, la comunicación y las relaciones públicas, entre otras, MKTG, MacGuffin, Staff Eventos, EDT, etc. Todas ellas representadas por responsables del área producción y eventos, la dirección de marketing, publicidad y/o comunicación o sus propios CEOS.

Coloquio IPMark

 

¡Y WK Communication también estuvo presente! Como Directora de producción y eventos de nuestra agencia, no dudé en aportar mi granito de arena al debate generado y participar en el coloquio, en esta ocasión, centrado en la importancia del evento como herramienta perfecta de captación y construcción de  bases de datos, tras la implantación del GPDR. Además, se destacó, en momentos posteriores, el valor añadido que el Big data representa para las agencias de eventos y sus clientes.

Cabe mencionar que está cita no era un evento cerrado, sino un coloquio abierto en el que los participantes mostraban su opinión y referencias en relación a su experiencia. Y el tema central, uno de los más destacados de este año: la implantación del GPDR como nueva reglamentación referida a la gestión de los datos personales, y una consecuencia del mismo para las agencias: la construcción de las bases de datos en función -y gracias- a la realización de los eventos.

Recordamos que el Reglamento General de Protección de Datos es el reglamento europeo relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Entró en vigor el 25 de mayo de 2016, pero fue de obligada aplicación el 25 de mayo de este año. El problema: fundamentalmente el consentimiento inequívoco y expreso para que las empresas puedan usar los datos de un ciudadano europeo. Las empresas han tenido (o debido) que informar acerca de qué datos están utilizando, cómo los están tratando, para qué y quién es la persona responsable de los mismos, con los consiguientes perjuicios (o beneficios, según se mire).

En este punto, y dentro del debate creado, todos los participantes quisimos destacar la importancia del evento como “Punto de Encuentro Ideal” y herramienta destacada, a la par que pragmática, a la hora de ayudar a generar relaciones fructuosas y a localizar a profesionales importantes para nuestras listados de contactos, tanto en relación a proveedores como de posibles clientes.

De esta manera, llegamos a la conclusión de que el evento en sí mismo se convierte en un espacio corporativo promocional, sí, pero también de interacción social, y supone un marco inigualable para generar y ampliar las relaciones profesionales y las bases de datos de las agencias, posibilitando que estos contactos sean factibles de cara a la celebración de eventos futuros. Es decir, nos ayuda a encontrar stakeholders con los que generamos engagement con nuestra propia agencia y, por extensión, con nuestros clientes.

En WK Communication somos conocedores de la importancia de “cuidar” estas relaciones. Conocemos la importancia de un trabajo organizado y sabemos que a través de la colaboración se obtienen los mejores resultados.

Por su parte, el Big data, tratado también en el coloquio, describe (de forma muy genérica) el gran volumen de datos con los que trabajamos, tanto estructurados como no estructurados, aunque sabemos que no es la cantidad de datos lo realmente importante. Lo que importa en relación al Big data es lo que las organizaciones hacen con esos datos, de tal forma que se hace imprescindible que las agencias cuenten con las herramientas necesarias para analizarlos de tal manera que faciliten el camino para alcanzar las mejores decisiones y aquellos movimientos de negocios que sean efectivamente estratégicos.

Recalcamos: No hay que olvidar que estas herramientas de análisis de datos son de vital importancia en la empresa: el análisis de los datos nos ayuda a identificar tendencias y a generar buenos resultados y el éxito para el cliente, mediante estrategias basadas en el análisis, sobre todo porque pueden desvelar los propios gustos de los usuarios/clientes/consumidores finales.

Con todo, ya comentaremos más extensamente en próximos posts (pues lo merecen) los conceptos relacionados con el Big data, como “volumen”, “velocidad” o “valor”, entre otros.

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¿Cómo implementar la realidad aumentada en tu evento? La gymkana de Realidad Virtual de Allergan

En WK Communication apostamos por los eventos novedosos. Por esta razón, nos esforzamos día a día en cubrir las necesidades de nuestros clientes con ideas únicas y adaptadas a sus proyectos. Y es que un evento no deja de ser un break en el trabajo diario, una ocasión para aprender a la vez que se disfruta y de poder mirar ciertos aspectos del entorno laboral desde otro punto de vista. Y es innegable que las cosas nuevas atraen nuestra atención y disparan nuestra capacidad creativa, así que… ¿qué mejor forma de llegar hasta los asistentes de un evento que proponiéndoles una experiencia distinta a las que están acostumbrados?

Nosotros hemos querido aprovechar los avances que las nuevas tecnologías ofrecen para experimentar y recientemente hemos implementado la realidad aumentada en nuestros eventos corporativos con un resultado espectacular. La tecnología VR nos ha permitido darle un plus de dinamismo y originalidad a los eventos y actividades realizados por nuestros clientes, que han acabado muy satisfechos con el resultado final.

Un buen ejemplo del uso de esta tecnología en un evento sería la gymkana de realidad aumentada que, el pasado 29 de agosto, realizamos para Allergan Eye Care. Varios trabajadores de la compañía se reunieron para un encuentro de tres días en el que realizarían sus reuniones de ciclo, con el objetivo de mejorar el trabajo en equipo de los diversos integrantes de la empresa. Para ello, en WK Communication diseñamos un Team Building diferente y completamente adaptado a los objetivos de Allergan Eye Care: una actividad que motivase a los trabajadores, les ayudara a conocerse y despertase aún más su interés en el evento.

Gymkana VR de Allergan

La gymkana se realizó en el hotel Melia Castilla de Madrid el primer día de los tres que componían las jornadas: nuestra propuesta se basaba en un juego cooperativo en el que los trabajadores tenían que formar grupos y trabajar juntos para encontrar los once códigos QR, diez de ellos escondidos en el hotel y otro en la calle del mismo. Una vez que localizaban un código, a través de un mapa localizado dentro de la propia aplicación, debían escanearlo para descubrir un objeto en realidad aumentada; cuando habían capturado el objeto, aparecía una pregunta con cuatro posibles respuestas: sólo contestando correctamente a estas preguntas, podían continuar avanzando hacia el siguiente mapa, que los llevaba a descubrir un nuevo código y objeto. La captura del último código, ubicado fuera del hotel, desbloqueaba la localización del restaurante en el que se realizaría la cena de empresa: el Restaurante Materia Prima.

Tanto para nosotros como para los participantes en la actividad, la experiencia fue tan divertida como enriquecedora, y es por eso que estamos deseando seguir innovando en el empleo de esta tecnología, descubriendo cada vez más usos e implementándola de manera progresiva en nuestros eventos.