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Cómo trabajar materiales para los eventos hibridos

La industria de los eventos está creciendo y cambiando a un ritmo frenético y nuevas tendencias emergen continuamente. Los eventos híbridos se han convertido en una de las mejores alternativas a los eventos tradicionales organizados por las marcas, que han visto en este tipo de eventos una buena oportunidad para continuar presentando sus productos y novedades a sus clientes, y además, han abierto un mundo de posibilidades para audiencias en remoto antes inalcanzables.

Una de las ventajas de este tipo de eventos es que ofrecen millones de posibilidades y, como organizadores, tener un abanico tan amplio nos reta y hace que nuestra creatividad se ponga en marcha para plantear acciones personalizadas según las necesidades y objetivos de cada marca, mejorando así la experiencia de los asistentes. Aquí es donde entran en juego los materiales de apoyo.

Los materiales o cualquier elemento físico tangible aportan un refuerzo positivo a la experiencia de marca y sirven como motivador. Además, se utilizan para aumentar las expectativas, incentivar la asistencia y mantener la atención de los invitados que asisten al evento (desde sus casas en el caso de los eventos híbridos). 

Crear una experiencia de marca a través de eventos híbridos

En Wk hemos tenido la oportunidad de diseñar los materiales para una formación en formato “evento híbrido” dirigido a profesionales de la medicina estética. Creamos materiales didácticos relacionados con el contenido del evento que sirvieran como herramientas de trabajo y pudieran ser utilizadas por los asistentes durante el propio evento y – muy importante – a posteriori

A la hora de trabajar materiales para eventos de marca resulta fundamental tener en cuenta que, aunque estamos diseñando material de apoyo y su función es, como lo dice su nombre brindar apoyo a los participantes de dicho evento durante el mismo, si conseguimos que el asistente utilice el material tras el evento, permaneceremos en su memoria durante más tiempo. Para ello, es importante que este material esté personalizado con los logos de la marca y los claims de la campaña, y que el diseño juegue su papel. La idea es diseñar cosas que hagan que los clientes refuercen el deseo de adquirir productos de la marca, para ello, los materiales de apoyo al evento han de ser bonitos y deben ayudar a reforzar la experiencia del cliente y la imagen de la marca manteniendo la estética. 

Sin embargo, no hay que olvidar que, aunque estos elementos hacen que los participantes se separen de sus pantallas, el objetivo es involucrar más en el evento y facilitarles la asimilación del contenido. Para ello, tenemos que crear materiales útiles que aporten información clara acerca del producto o la marca – invitaciones, save the date… – y materiales que sirvan como recurso a los invitados durante el evento y a posteriori cuando vayan a revisar la información adquirida como folletos informativos, catálogos… 

¿Y qué ocurre cuando el evento por sus características particulares no requiere material de apoyo? Aunque no sea necesario diseñar elementos específicamente para la ocasión, siempre es recomendable que cada invitado que esté asistiendo al evento desde su casa, cuente con algún elemento tangible para crear una mayor sensación de conexión y pertenencia.  Una opción interesante, que además funciona como un incentivo es enviar a cada asistente un box de desayuno o coffee. 

Por último, siempre hay que plantear el material de cierre con el que pretendemos dar por concluido el evento. Es de suma importancia porque será el encargado de mantener en la mente de los participantes el recuerdo de la experiencia vivida. Boxes de regalo o diplomas y certificados de asistencia, debidamente personalizados y relacionados con el evento son siempre una buena opción, pero con una simple nota digital o impresa de agradecimiento, siempre acompañada de los datos de contacto por si el usuario quisiera consultar cualquier tipo de duda o información adicional, servirá para cumplir nuestro objetivo de permanecer en la mente del asistente a nuestro evento híbrido, lo cual hará que sea todo un éxito.