,

LA VUELTA A LOS EVENTOS PRESENCIALES. NUEVAS CONSIDERACIONES.

Los eventos presenciales han vuelto para quedarse. Durante muchos meses, hemos puesto en práctica más que nunca “el adaptarnos a las circunstancias”. Lo digital cobraba una gran importancia, dando lugar así a eventos híbridos. Pero por fin podemos confirmar que ya ha comenzado la reactivación de los eventos presenciales.

En los últimos meses, se han empezado a fraguar los primeros eventos corporativos presenciales, y actualmente en WK Communication nos encontramos inmersos en su organización. Sin embargo, debemos tener en cuenta algunos aspectos que antes no se contemplaban.

¿Cuál es el presente de los eventos presenciales?

El primero de ellos es el aforo. Aunque éste siempre ha sido uno de los puntos clave a la hora de organizar un evento, nunca antes había estado tan reducido ni había sido tan variable. En primer lugar, hay que considerar la ciudad donde tendrá lugar el evento. Las medidas y restricciones para combatir la pandemia poco a poco van disminuyendo, pero cada Comunidad Autónoma y cada país siguen un ritmo diferente. Por lo tanto, cuando se localiza un espacio, es importante establecer unas condiciones muy claras desde el principio, puesto que, para el aforo y la distancia de seguridad, no es lo mismo un montaje tipo escuela, tipo teatro o tipo cóctel. Además, es importante evitar la aglomeración de personas en momentos clave de un evento, como por ejemplo la llegada al ‘hospitality’, o al contratar el servicio de ‘transfer’ para el traslado de los asistentes.

Otra de las consideraciones a tener en cuenta, son las medidas de higiene. El uso de la mascarilla sanitaria en interior, es una de las medidas que sigue estando vigente. La mascarilla, junto con el gel hidroalcohólico de manos, se ha convertido en un complemento imprescindible en nuestra vida, y lo es, por ende, en los eventos. Tanto es así, que mascarilla y gel hidroalcohólico, forman parte ya de la mayoría de ‘welcome packs’ para los asistentes al evento. Independientemente de los ‘welcome pack’, puesto que ofrecerlo es opcional, si es importante asegurarse que los espacios donde se realicen los eventos, dispongan de dispensadores de gel hidroalcohólico, y que los asistentes cumplen con las medidas de higiene y seguridad.

Otro aspecto muy relevante es el catering, o consumo de alimentos y bebidas en un evento. La presentación individualizada de las elaboraciones se ha impuesto a otro tipo de formatos como los buffets clásicos y bandejas o platos para compartir. Un ejemplo de ello son los ‘finger food’, estos son bocados individuales que no se comparten. Se suelen presentar en platos ensartados en pinchos que no requieren uso de cubiertos, o utilizar material desechable como cucuruchos o barquetas de cartón Kraft. El menaje, además de ser desechable, se ofrece al cliente como un kit individual cerrado.

El timing, que no es un aspecto tan tangible como los anteriores, pero igual de importante, es necesario tenerlo en cuenta. El sector ha sufrido muchos cambios, y para ello hay que prever con antelación los proveedores con los que se va a trabajar, su plazo de producción de materiales, o si hay suficientes espacios que se ajusten a los requisitos establecidos previamente donde poder localizar el evento.

Cuenta con nosotros para tenerlo todo bajo control

Un evento es un conjunto de muchos detalles, solo hay que prestarle un poco más de atención a ciertas consideraciones. En WK Communication cuidamos cada detalle con una minuciosa organización y planificación, para que el día del evento todo salga bien y sea todo un éxito como lo fue por ejemplo el Glow Forward, un evento que realizamos ad hoc para Allergan Aesthetics. https://wkcommunication.com/el-exito-rotundo-de-glow-forward-un-evento-a-medida/